世界上没有万能的东西,PPT在某些领域不可能取代Word、Excel,所以今天作者就把自己知道的所有Word方面的技巧分享给大家。

  关于Word的技巧,老王简单分为4类,我们先看第一类。

  Word谁都会用,高手和菜鸟最明显的区别就是效率,有人可以轻车熟路一小时做完好几份Word,有人加班到深夜手酸脖子疼还没做好一份,不管用什么办公软件,效率都是第一追求。

  第一板块:提高效率

  1、如何快速选中文字  鼠标放在左侧页边距处  单击可以选中鼠标点击位置的整行文字  双击可以选中整段文字  三击可以选中整篇文档中的文字(不过全选一般都用快捷键Ctrl A)  按住Ctrl键再点文字,可以选中不连续的多个文字。

(比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用)

  按住Alt键再点选文字,可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。

(比如藏头诗)

  按住Shift键再点选另外一个位置,可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。

(比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用)

  Shift这个功能其实鼠标左键拖住也能实现,不过很多高手用Word根本不用鼠标,所以Shift还是很常用的。

  2、更方便的使用格式刷  老王最喜欢用快捷键,很好记,我们都知道Ctrl C是复制,Ctrl V是粘贴。

那么格式刷其实就是复制格式,快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift,也就是Ctrl Shift C,复制格式,Ctrl Shift V,粘贴格式。

(PPT里也是这个快捷键)  如果是习惯鼠标流的话,还有个格式刷的技巧,双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住,可以连续对多段文字内容进行设置格式,不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷,就可以解除格式刷的记忆。

  3、如何快速调整文字大小  鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小。

  键盘流点击快捷键Ctrl 【和Ctrl 】来进行放大缩小。

(就是键盘P右边那两个中括号)  4、表格无须Excel协助  有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算,菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴,其实用Word完全可以搞定。

  方法:插入表格,输入好原始数据后,在菜单栏表格工具布局数据公式,然后设置好公式和编号格式,点击确定就好啦。

  需要注意的是,如果原始数据修改了,公式的数字是不会自动刷新的,手动刷新的方法也很简单,选中公式的数字,右键更新域,就刷新成功啦!

  5、让表格每页都自动生成表头  有时候我们会尴尬的发现,Word里面要插入的表格有点长,正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分,结果延长到了下一页,但是下一页没有表头又会显得不专业,设置的方法很简单。

  方法:选中表头表格工具布局数据里面的重复标题行点一下,就可以啦,如果想要取消,再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

  6、表格最后多出一行怎么办?  大家曾经应该都遇到过这样的事情,发现表格最后一行是空行,但是怎么删也删不掉,甚至多出了一页,每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感,同时心里怨恨Word为什么这么难使。

  方法:在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里,然后在行距那里设置为固定值、1磅。

  7、从网页复制的文字格式感人?  有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来,结果发现复制过来有大量的空行,如果手工删除非常耗费时间,这时候我们就需要取巧,用替换功能批量删除。

  方法:Ctrl H可以打开查找对话框,在查找内容那里输入^l^l(^是英文输入法状态下Shift 6,l是hijklmn里面的l),然后在替换为那里输入^p,然后点击全部替换。

  ^l代表手动换行符,^p代表段落标记(也就是回车)。

  有了前面的技巧,你的效率已经大大提升了,但是仅仅快还不够,你给出的文档一定是要规范的,一份Word是否规范,你发给的对象会很轻易的发现哦。

我们来学习第二部分,规范格式。

  第二板块:规范格式

  1、自动编号要用就用好  自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情,相信绝大多数人都不太喜欢,因为不够灵活,所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。

但是使用手工编号的话,一旦遇到文档内容顺序调整,就会带来大量的工作了、更多的校对时间。

只要出现一次这种情况,你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧啦!  自动编号的快捷技巧  编号调整快捷键  升级:Shift Alt 左  降级:Shift Alt 右  上移:Shift Alt 上  下移:Shift Alt 下  换行不出现新编号:Shift Enter  刚开始使用肯定会有些不习惯,多尝试几次就熟练了,如果你想换个自动编号的形式也可以点击下面这里进行调整。

  2、标尺的作用  大家可能没用过标尺,但是一定被标尺坑过,在老王还年幼无知的时候,为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的,直到某一天知道了标尺原来可以这么玩  调出标尺:在视图显示里面把标尺打勾即可。

  标尺的功能  1、首行缩进:每个段落第一行空几个格。

(放在标尺的2就是空2个格,4就是空4个)

  2、悬挂缩进:每个段落除了第一行以外空几个格。

  3、左缩进:设置文字最左边的边界

  4、右缩进:当然就是右边的边界了  5、另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分(左边距、右边距),这个是设置页面左右边距的。

  注意:操作的时候记得先选中要调整的文字那一行,再拖拽滑块哦。

  3、段落格式的灵活设置  老王之前的PPT培训里面和大家说过黄金行距是1.3,在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要,根据不同的文档内容,我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

  设置方法:选中要修改的文字段后,右键段落,在行距那里调节,如果下拉条里面没有想要的距离,选多倍行距,可以在右侧数值那里手动输入。

  但是这里我们就不要和PPT那样一定要追求1.3倍行距了,因为下面的快捷键。

  快速设置1倍行距:Ctrl 1  快速设置2倍行距:Ctrl 2  快速抢答:Ctrl 5是设置几倍行距?  回答5倍的太天真啦!谁没事弄个5倍行距呀!正确答案是1.5倍!这也就是为什么Word的行距不推荐大家记1.3倍。

因为直接一个Ctrl 5,就可以设置成1.5倍啦!  4、换页的技巧  我们在做文件的时候经常需要换页,比如章节之间的区分,留出手写区域等等。

菜鸟们习惯狂敲回车,然而一旦上面的文字有调整(比如行距、字号甚至多加了一句话),第二页顶部就会多出来一些回车  方法:不需要回车,在你认为需要换页的文字或标点后,Ctrl 回车就可以直接换到第二页啦,不仅节省无数个回车,上面无论怎么变动,只要没超过一页,对下面没有任何影响!   第三板块:编辑排版  规范学好了,排版不专业也不行哦!下面我们趁热打铁进入第三部分,编辑排版。

  Word的排版这里更多的是指产品手册、合同协议、标书、毕业论文这种比较长的文档,需要一个相对正式的结构,可能涉及到封面、目录、正文等部分。

甚至对文档的页眉页脚页码也有严格要求。

这些就需要我们在编辑排版的过程中通过一系列的设置来实现。

  主要步骤有  1、设置标题样式  2、自动生成目录  3、设置页眉页脚  4、添加文档封面  1、设置标题样式  什么是标题样式,对于一个正规的文档,如果希望Word可以自动根据文档的内容来生成目录,就需要把所有的文档标题设置成标题样式。

  首先我们要选中Word默认样式里的标题1。

在开始样式标题1。

(其他的级别选择方式以此类推)

  默认的样式如果不是你想要的,那么就在标题1那里右键修改,然后设置你需要的文字格式。

  设置的标题是不含有自动编号的,如果你需要自动编号,可以设置将标题样式和自动编号进行关联,让所有设置的标题都可以自动进行编号。

  设置方法:选中需要关联的标题开始多级列表选择列表库里面第一种列表再次点击多级列表定义新的多级列表。

  多级列表的位置还记得吗?

  点开定义新的多级列表之后弹出的窗口可以设置标题样式和自动编号关联。

  在①处可以选择不同级别的数字  在②处可以设置这个编号的格式,这里支持中文哦  在③处可以选择编号的样式,1、2、3还是一、二、三还是A、B、C等等  最后一步很重要,不要着急点确定,点左下角的更多。

然后选择将级别链接到样式,然后在①处对1级编号链接到标题1,2级编号链接到标题2,以此类推。

这样就设置完啦!

  2、自动生成目录  设置好了标题样式,自动生成目录就会非常方便,点击菜单栏的引用目录自动目录,就可以生成了。

  如果内容调整了,需要更新目录,只需要点击一下目录边上的更新按钮即可。

  目录生成以后,我们需要让目录和正文真正的分隔开,这里如果用分页符就错啦,分页符只能换页,但是无法从本质上把目录和正文隔开,会对后面工作造成不便。

所以我们要用分节符。

  方法:先将光标放在目录的最后,点击菜单栏页面布局分隔符分节符下一页。

  3、设置页眉页脚  我们在需要打印并装订成册的文档里需要设置页眉页脚,还需要奇偶页对称的页码设置,我们一步步来。

  先设置页眉页脚  方法:菜单栏插入页眉/页脚选择合适的奇数页页眉/页脚

  选好之后,如果想要奇数页页眉和偶数页页眉不同,双击进入页眉/页脚,勾选奇偶页不同,然后再将文档下拉到偶数页,再编辑偶数页的页眉页脚。

  接下来看设置页码  双击进入正文第一页的页眉/页脚,如果前面设置目录的时候插入了分节符,我们就要点击取消链接到前一条页眉

  然后点击页码下拉条设置页码格式,起始页码设置为1。

  4、添加文档封面  在完成了所有内容的编辑以后,我们可以添加一个封面,让这份文档显得更专业。

  方法:菜单栏插入封面选择合适的封面

  如果需要打印,我们需要在封面后面插入一个空白页当作封二,避免装订的时候目录页直接装订在封面背后。

  第四板块:多人协作

  最后我们来说一个完成以后要做的事情。

我们做完一份文档,肯定要给自己的上级或者对接的客户发过去,基本上都会有所修改,然而最头疼的事情就是对方发给你以后你根本不知道他修改了什么东西,或者你的同事、客户、下属发给你一份Word,你要怎么修改才能保证你们对接的效率最大化。

这就是今天要讲的压轴技巧,他人协作。

  1、批注  批注不修改内容,只写评语  首先我们选中要批注的段落(或段落里的某句话、某个词),然后在菜单栏审阅新建/删除批注,就可以写评语啦。

  2、修订  修订可以对文档进行修改  如果你想直接对文章内容进行修改,在审阅里面点击修订,这样你在文档里面做的修改都会被记录下来。

  怕老板不会开,你可以把修订点开保存了以后再发给他呀,他既然不会开估计也不会关的~  3、接受/拒绝别人的修订  如果你决定硬气一把,不接受别人给的修改意见,那么就可以把别人修订过的内容全部拒绝,位置在下图

  或者你软了,全部接受也可以。

  4、老板没开修订就改了?  总有一次,你的老板没有开修订,或者恶意的关了你的修订悄悄把文档给改了,让你自己悟一下哪里是不对的,你可以心里大声说一句悟你妹啊!不开修订本宝宝也能看出来哪里改了!  怎么看呢,首先你发给他的原版可别删了打开审阅比较比较文档设置原文档和新文档,然后Word就会自动比较并用修订功能标出所有的不同。

这个世界上再也没有人能够阴你了

  结束了吗?还没有,对语言有研究的都知道压轴这个词是倒数第二个的意思,那么最后再讲一个财务、行政、HR等职能部门比较需要的一个功能,邮件合并。

(因为我不是这些部门所以下面就不截图示范啦)  Word可以针对格式相同,但是内容不同的大量文档,比如工资条、慰问信、信封收件人、证书等进行快速批量的生成,节省大量的工作时间。

  准备工作:制作好的Word格式模板,以及含有所需数据的Excel。

  方法:菜单栏点击邮件选择收件人使用现有列表,然后选择你的数据Excel文件。

  然后选中要反复替换内容的文本插入合并域在列表里选择要放进去的字段完成一个字段的插入,重复操作直到完成所有字段的插入。

  注意:所有被插入合并域以后的字段都带有了书名号,这表示这些字段在打印或者发邮件的时候会被替换成每一条信息分别执行一次。

  然后在菜单栏点击预览效果查看无误以后点击完成并合并选择要生成Word文档/打印/发送电子邮件。

  注意:如果发送电子邮件,需要用Outlook客户端,并且原始数据的Excel里具有电子邮件地址这列信息才可以。

  一定先进行预览测试校对无误再发送哦,以免全部发出以后发现出错了。

  合并的时候选择电子邮件设置收件人邮箱所在字段给邮件设置邮件标题选择发送哪些记录(也就是发送给哪些收件人)